Кейс: как онлайн-школа перешла на Coverse и избавилась от рисков штрафов
В 2025 году вступили в силу обновлённые требования 152-ФЗ и многие онлайн-школы столкнулись с проблемой: персональные данные учеников, преподавателей и сотрудников хранятся на зарубежных серверах — в Google Документах и Таблицах. А это грозит большими штрафами.
Команда одной онлайн-школы решила действовать и перешла на Coverse. В итоге они избавились от риска штрафа, ускорили согласование учебных программ и материалов на 30% и упростили совместную работу.
👉 Попробовать Coverse бесплатно
Исходная ситуация
Онлайн-школа обучает более 200 учеников в год и использует Google Workspace для хранения расписаний, домашних заданий и отчётов преподавателей.
В документах и таблицах находились персональные данные — имена, номера телефонов, e-mail студентов и сотрудников.
После вступления в силу обновлённого закона о первичной обработке и хранении персональных данных на территории РФ (152-ФЗ), школа оказалась под угрозой нарушений поскольку Google хранит данные на территории США.
Кроме того, работа с Google документами стала менее стабильной:
некоторые преподаватели отмечали, что загрузка документов существенно замедлилась;
а часть данных приходилось дублировать вручную в российское облако, чтобы обезопасить себя от риска блокировки.
Почему выбрали Coverse
Руководство школы рассматривало несколько альтернатив, включая Яндекс 360 и Collabora Online. Выбор пал на Coverse — из-за простоты интерфейса, совместимости с привычными форматами и локального хранения данных.
Преимущества, которые стали решающими:
100% хранение данных на территории РФ (соответствие 152-ФЗ);
совместная работа в документах и таблицах без лагов;
встроенные задачи — можно назначать прямо в документе и таблице;
импорт файлов из Google Docs и Sheets.
«Мы искали инструмент, который заменит Google документы без потери удобства.
Coverse оказался даже быстрее, особенно при работе с таблицами.»
— Руководитель онлайн-школыКак проходил переход
Этап 1. Подготовка
Сначала команда провела аудит всех документов и таблиц, определила, где именно содержатся персональные данные и кто имеет доступ.
Далее выгрузили всё из Google Workspace через функционал прямой выгрузки в Coverse.
Этап 2. Импорт и настройка
Импорт в Coverse прошёл без ошибок — все документы сохранили форматирование. На этапе настройки администраторы разделили доступы:
преподаватели — к расписаниям и отчётам;
менеджеры — к CRM-таблицам и задачам;
ученики — к учебным материалам.
Процесс занял всего один рабочий день.
Этап 3. Обучение сотрудников
Обучение прошло в формате коротких видеоинструкций и демо-сессий. Через два дня команда уже ставила задачи прямо в документах, комментировала и согласовывала программы курсов.
Результаты после перехода
Скорость работы выросла на 30%. Согласование расписаний, планов и обновлений программ происходит быстрее — без переключения между мессенджерами, почтой и редактором.
Риски штрафов устранены. Все данные теперь хранятся в российских ЦОДах, Coverse полностью соответствует требованиям 152-ФЗ.
Коллаборация улучшилась. Преподаватели, методисты и ученики работают в одном пространстве. Все комментарии и версии документов доступны в рабочем пространстве.
Снижение затрат. Школа отказалась от платных зарубежных подписок и VPN, сэкономив около 20% бюджета на IT-инфраструктуру.
Что говорят в компании
«Coverse дал нам спокойствие и скорость. Мы теперь уверены в безопасности данных и больше не зависим от внешних платформ.» — Руководитель онлайн-школы
Coverse помог онлайн-школе перейти на безопасную, российскую инфраструктуру, не потеряв в удобстве и скорости работы. Теперь все процессы — от редактирования документов до постановки задач — проходят внутри одного сервиса.
👉 Попробуйте Coverse бесплатно
Читайте также:
Как пользоваться Coverse: пошаговое руководство для новичков
Как назначать задачи прямо в документе и таблице: пошаговый гайд
Что такое запрет на хранение персональных данных за рубежом и почему это важно для онлайн-сервисов
Coverse для малого бизнеса: онлайн-документы и таблицы для команд
Функции и возможности Coverse: всё для онлайн-документов и совместной работы