Как построить полноценную CRM внутри таблиц: пошаговый воркбук для малого бизнеса
Вы теряете деньги. Скорее всего, прямо сейчас. Если вы ведете клиентов в блокноте, в хаотичных чатах мессенджеров или полагаетесь на память менеджеров — вы теряете лиды.
Рынок навязывает мнение: «Тебе нужна сложная CRM за 50 000 рублей в год». Но правда в том, что 90% малого бизнеса используют функционал таких гигантов дай бог на 5%.
Вам не нужен космический корабль, чтобы съездить за хлебом. Вам нужна надежная, гибкая и бесплатная система. Вам нужны Таблицы.
Сегодня мы покажем, как превратить обычный табличный редактор в мощную CRM-систему за 30 минут. И почему делать это в российском облачном сервисе сейчас безопаснее и дальновиднее, чем в зарубежных аналогах.
Почему Таблицы — это «нефть» в мире CRM?
Прежде чем мы перейдем к практике, давайте честно ответим на вопрос «Зачем?».
Тотальная гибкость. В готовой CRM вы играете по чужим правилам. В таблицах вы — архитектор. Хотите добавить поле «Любимая порода собаки клиента»? Это займет 5 секунд.
Нулевой порог входа. Ваши сотрудники уже умеют пользоваться таблицами. Не нужно тратить недели на онбординг и обучение сложным интерфейсам.
Безопасность и независимость. Используя российский онлайн-редактор — аналог Google Таблиц, вы страхуете себя от внезапных блокировок и потери доступа к облаку из-за санкций. Но самое главное — вы не нарушаете 152-ФЗ. Хранение данных на зарубежных серверах сегодня — это подстава бизнеса под огромные штрафы.
Воркбук: Строим CRM за 5 шагов
Открывайте чистый лист в нашем редакторе таблиц и поехали.
Шаг 1. Архитектура: База данных
CRM — это не просто список имен. Это структура. Первый лист назовем «База сделок».
Создайте «шапку» таблицы со следующими столбцами (это ваш скелет):
ID сделки (Уникальный номер).
Дата обращения (Когда клиент обратился).
Название компании / Контакт (Имя, телефон, ссылка на Telegram).
Источник (Откуда пришел: сайт, сарафан, холодный звонок).
Этап воронки (Самое важное поле!).
Сумма сделки (План/Факт).
Следующий шаг (Что нужно сделать: позвонить, отправить КП).
Дата следующего контакта.
Комментарий.
Совет: Всегда закрепляйте первую строку (Панель инструметов -> Закрепить -> Первую строку), чтобы при скроллинге вниз вы не теряли названия столбцов.Шаг 2. Дисциплина: Интерактивные элементы
Главный враг любой CRM — человеческий фактор. Один менеджер напишет «В работе», другой — «Думает», третий — «в процессе». Аналитика рухнет, потому что при анализе будет сложно сверять данные по смыслу.
Нам нужна жесткая стандартизация. В Coverse это делается за пару кликов:
Создаем список: выделите весь столбец «Этап воронки».
Вызываем инструмент: в панели инструментов выберите Интерактивные элементы -> Выпадающий список.
Настраиваем значения: в появившемся боковом меню добавьте этапы вашей воронки:
Новая заявка
КП отправлено
Договор/Оплата
Успех
Отказ
Добавляем цвет: прямо в настройках списка присвойте каждому этапу свой цвет: яркий зеленый для успеха, тревожный красный для отказа, спокойный синий для переговоров.
Результат: Теперь менеджер физически не сможет написать «отсебятину». В ячейках появятся аккуратные цветные теги. Ваша CRM превращается из хаотичного текста в структурированное ИТ-решение, которое приятно глазу и готово к точной аналитике.
Шаг 3. Визуализация: Условное форматирование
Текст сливается в кашу. Чтобы CRM «жила», она должна быть наглядной. Настройте Условное форматирование для столбца «Этап воронки»:
Если ячейка содержит «Успех» -> Залить зеленым.
Если ячейка содержит «Отказ» -> Залить красным.
Если ячейка содержит «Новая заявка» -> Залить желтым.
Теперь вы с одного взгляда видите ситуацию в бизнесе: если таблица «красная» — у вас проблемы, если «зеленая» — готовим премию отделу продаж.
Шаг 4. Автоматизация: Умные формулы
CRM должна работать на вас, а не наоборот.
Контроль дедлайнов: Используйте формулу для подсветки просроченных задач.
=IF(A2<TODAY(); "ПРОСРОЧЕНО"; "ОК")(где A2 — дата следующего контакта).Автоматическая нумерация: Не вводите ID вручную. Используйте формулу
=ROW()-2, чтобы каждая новая запись получала номер автоматически.
Шаг 5. Аналитика: Дашборд, который не сломают
Не нужно листать тысячи строк и заставлять компьютер тормозить. Чтобы видеть всю картину, создайте отдельный файл «Дашборд руководителя».
Мы будем использовать функцию IMPORTRANGE. Она позволяет подтягивать данные из рабочей CRM в ваш личный отчет в режиме реального времени.
В чем преимущество: менеджеры работают в своем файле, а вы видите результат в своем. Они даже не знают о существовании этого отчета.
Благодаря IMPORTRANGE данные в вашем дашборде обновляются автоматически. Вам больше не нужно просить сотрудника «скинуть отчет к 4 часам» — просто откройте свою закладку.
Почему Coverse — идеальная среда для вашей CRM
Мы понимаем, что многие привыкли к Google Таблицам. Но реальность диктует новые условия. Перенося CRM в Coverse, вы получаете не просто «импортозамещение», а апгрейд:
Полная совместимость формул: IMPORTRANGE, VLOOKUP, SUMIF и сложные массивы работают так, как вы привыкли. Переучиваться не нужно.
Совместная работа в реальном времени: ваша команда продаж может одновременно заполнять таблицу, не мешая друг другу. Вы видите курсоры коллег и изменения онлайн.
Защита данных: мы соответствуем 152-ФЗ. Ваши базы клиентов не утекут на зарубежные сервера.
Постановка задач прямо в таблице: больше не нужно переключаться между таск-менеджерами, мессенджерами, почтой и документами.
Резюме
Построить CRM в таблицах — это вопрос 30 минут и нулевых инвестиций. Это идеальный старт для компаний до 10-15 сотрудников, при котором вы получаете прозрачность, контроль и, главное, спокойствие за ваши данные.
Хотите готовый шаблон?
Мы подготовили для вас структуру CRM-таблицы, в которой уже настроены выпадающие списки и формулы.
👉 Открыть шаблон CRM в Coverse
Читайте также:
Визуальный анализ данных в Coverse: Как заставить таблицы «говорить»
Кейс: как юридическая команда перешла на Coverse и перестала терять документы, время и клиентов
Почему больше нельзя использовать Google Docs и какие есть варианты
Как документы становятся центром управления проектами: новая роль контента в бизнес-процессах