Кейс: как юридическая команда перешла на Coverse и перестала терять документы, время и клиентов
Работа юридические отделов — это десятки договоров, правки, множественные версии и бесконечные согласования. Команда юристов «ПравоПлюс» годами хранила документы фрагментарно — часть в локальных хранилищах, часть у клиентов, часть — в облачных папках, к которым доступ был не всегда удобен. Они знали о популярных зарубежных решениях, но сознательно ими не пользовались из соображений безопасности и администрирования.
Когда требования по защите данных усилились, руководство решило: нужна единая платформа, где все документы и таблицы, комментарии и задачи будут в одном месте и под контролем. Услышав о Coverse и увидев демонстрацию, команда приняла решение протестировать систему.
Проблема: хаос правок и потеря контроля над документами
До Coverse «ПравоПлюс» регулярно сталкивалась с типичными для юридических команд проблемами:
Множественные версии договоров. Одна и та же правка существовала в нескольких копиях; приходилось вручную все сводить и сверять правки.
Разброс хранилищ. Файлы находились в разных местах — локальные диски, письма от клиентов, облачные папки с неограниченным доступом. Это замедляло процесс и увеличивало риск ошибок.
Длительные согласования. Простое изменение условий договора могло занимать 48–72 часа из-за рассылки правок и ожидания ответов.
Коммуникационные потери. Комментарии клиентов приходили по e-mail, заметки сотрудников — в мессенджерах; контекст терялся, и в финальном документе оказывались противоречия.
Риски безопасности и соответствия. Хранение персональных данных клиентов в разных местах усложняло соблюдение внутренних политик и регуляторных требований.
«Иногда приходилось тратить полдня, чтобы собрать всю картину правок по одному договору. Клиенты теряли терпение, а мы — репутацию», — рассказывает руководитель юридического отдела, Анна Левина.Решение: демо, тест и переход на Coverse
Руководство запросило демонстрацию Coverse, чтобы понять, как платформа решает их реальные боли: совместная работа, контроль версий, разграничение доступа и хранение данных в РФ. На демонстрации мы показали работу сервиса:
единое рабочее пространство для документов и таблиц;
встроенные комментарии и назначение задач прямо в тексте и таблице;
гибкая система прав доступа.
После демо юристы сделали пробный переход: перенесли небольшой пул текущих договоров и провели рабочую сессию в Coverse. Уже на этапе теста стало ясно, что работа ускоряется — и руководство приняло решение о полном переводе рабочих процессов в новую систему.
Как проходило внедрение
Аудит и подготовка. Составили реестр документов, определили критические файлы и права доступа.
Миграция. Импорт 1 184 документа и сопутствующих таблиц с сохранением форматирования.
Структурирование. Папки по клиентам и проектам, шаблоны договоров и стандартизированные процессы.
Разграничение прав. Администраторы настроили ролевую модель: редакторы, внешние клиенты с правом комментирования.
Обучение. Короткие практические сессии и видео-гайды — команда вышла на рабочий темп за 48 часов.
«Первый рабочий день в Coverse показал всю полезность платформы: правки видны сразу, все обсуждения — в комментариях в контексте, и больше не нужно собирать фрагменты из почты и мессенджеров», — старший юрист Игорь Синицын.
Конкретные результаты (через 2 месяца)
1. Время согласования сократилось на 45%
Благодаря совместному редактированию и задачам в документе типичное согласование договора перестало занимать дни — теперь это часы. Руководители отмечают, что процессы ускорились и стали предсказуемыми.
2. Экономия бюджета ~78 000 ₽ в год
Отказ от ряда платных подписок на вспомогательные сервисы, уменьшение затрат на почтовые процессы и трудозатраты сотрудников дали заметную экономию.
3. Снижение операционных рисков
Все документы теперь централизовано хранятся в сертифицированных ЦОДах в РФ; это упростило соответствие внутренним политикам и внешним регуляциям.
4. Улучшение клиентского опыта
Клиенты получили возможность отслеживать ход правок в реальном времени и вносить комментарии прямо в документ. Это повысило доверие и ускорило подписание договоров.
Интервью: как это изменило работу команды
Анна Левина, руководитель юридического отдела:
«Самое ценное — это ясность и контроль. Раньше мы тратили силы на сборку правок, теперь сосредоточены на содержании — на том, что действительно важно для клиента. Coverse дал нам предсказуемость».
Игорь Синицын, старший юрист:
«Раньше мы теряли время на поиск актуальной версии и согласования по почте. Сегодня достаточно открыть документ, и весь контекст перед глазами: правки, комментарии, задачи. Это экономит не только часы, но и нервные клетки».
Финансовый директор (комментарий):
«Экономия видна в отчетах: меньше внешних расходов, меньше часов ручной работы. Плюс — сниженные регуляторные риски, которые для юридической фирмы означают прямую финансовую выгоду».
Итог: что дала система «ПравоПлюс» и что это значило для клиентов
Переход на Coverse помог юридической команде превратить фрагментарный документооборот в прозрачный, контролируемый процесс. В результате:
уменьшились сроки согласования,
сократились расходы на инфраструктуру,
повысилось доверие клиентов,
исчезла проблема «где сейчас финальная версия».
«Coverse перестал быть просто инструментом — он стал частью нашего рабочего процесса», — подытоживает Анна.Если ваша команда теряет время на согласования, множит версии и боится потерять контроль над документами — попробуйте Coverse. Централизованное хранение, совместная работа и задачи в контексте документа помогут вернуть фокус на клиенте и сэкономить ресурсы.
Читайте также:
Чем заменить Google Документы и Таблицы агентству
Как пользоваться Coverse: пошаговое руководство для новичков
Функции и возможности Coverse: всё для онлайн-документов и совместной работы
Как назначать задачи прямо в документе и таблице: пошаговый гайд
Кейс: как юридическая команда перешла на Coverse и перестала терять документы, время и клиентов