Почему мы запустили папки и публикации папок: внутренняя логика, пользовательские боли и продуктовые решения
Когда мы запускали Coverse, фокус был на совместной работе в документах и таблицах. Комментарии, права доступа, задачи прямо в тексте — все это оставалось ядром продукта и долгое время решало основные потребности команд.
Но довольно быстро стало очевидно: документ — это лишь элемент внутри рабочего процесса, а не весь процесс. И чтобы процесс был рабочим, у команды должна быть структура вокруг документа и таблицы.
Ниже мы расскажем, как мы пришли к запуску папок и почему эта фича изменила то, как пользователи работают в Coverse.
Рабочие пространства как фундамент структуры
Еще до появления папок в Coverse существовали рабочие пространства — отдельные зоны для отделов, проектов или клиентов.
Изначально мы создавали их как способ разграничивать команды и давать каждому подразделению свою среду для документов, таблиц и задач. В агентствах это были пространства под клиентов, в компаниях — под отделы (маркетинг, продажи, юристы, финансы), в продуктовых командах — под проекты.
Рабочие пространства хорошо решали задачу разделения и упорядочивания на верхнем уровне, но в процессе стало очевидно: внутри каждого пространства команды все равно сталкиваются с хаосом документов и нужны инструменты более тонкой структуры.
Именно это наблюдение стало отправной точкой для появления папок.
Как мы подтвердили предположение, что пользователям нужны папки
Первые вопросы о папках у пользователей появились практически сразу после релиза. Но мы не спешили выпускать эту фичу. Нам было важно понять не пожелание, а исходную проблему.
Мы интервьюировали пользователей, агентства, продуктовые команды, юристов, финансовые отделы. И везде повторялись одни и те же сценарии:
документы множатся быстрее, чем их успевают структурировать;
сложные проекты требуют не одного документа, а набора файлов;
команды хотят делиться не только документом, а целым рабочим блоком.
Фактически папки нужны были не как «хранилище», а как инструмент организации процессов.
Основная боль: проект невозможно держать в одном файле
В больших командах документ — это лишь один элемент в системе работы. Например:
у маркетингового агентства, при работе над одним проектом образуется объемный пакет рабочих документов: договор, контент-план, отчеты, медиаплан, креативы, аналитика и статистика;
юридическая команда работает с пакетом документов: договор, дополнительное соглашение, доверенности, таблица с учетом рабочего времени и комментариями клиента;
продуктовая команда держит документацию: требования, исследования, гипотезы, аналитика, списки задач.
Людям нужен не порядок в документах, а возможность выстраивать рабочий контекст.
Также мы решили заложить возможность перемещать папки и файлы между рабочими пространствами, добавив удобный механизм переноса. Теперь структуры, файлы и целые папки можно свободно перемещать между рабочими пространствами, не теряя вложенность и структуру.
Почему мы решили сделать не просто папки, а рабочую среду
Простой каталог файлов проблему бы не решал. Поэтому в проекте папок мы заложили три принципа:
Папка = контекст. В ней хранятся не просто документы, а логика работы над ними с управлением доступами и правами.
Структура должна помогать, а не мешать. Папки должны быть гибкими, без ощущения сложного файлового дерева.
Папка — это часть совместной работы. Папка не архив и не файловая помойка, а рабочее среда, куда каждый участник может зайти и продолжить работу с нужного места.
Почему мы добавили возможность публикации папок
Когда мы работали над папками, приняли решение дать возможность публикации папки с вложенным набором документов и таблиц, в той же структуре, в которой работает команда. И когда нужно, то можно передать эту структуру наружу: клиенту, партнеру, инвестору. Эта возможность закрывает сразу несколько задач:
передача проекта клиенту без дополнительных сервисов и сложных манипуляций;
прозрачная логика: что за чем идет, какие файлы относятся к какому этапу;
единая ссылка, которая не меняется при обновлении документов;
возможность держать в папке как открытые материалы, так и внутренние (закрытые) — с разными уровнями доступа.
Что изменилось для пользователей
После релиза мы увидели несколько четких сдвигов:
в агентствах количество «потерянных» документов и дублей снизилось до нуля;
юридические команды начали собирать полноценный набор пакетов документов для клиентов;
продуктовые команды стали держать исследовательские материалы и требования в одной среде, без переходов между сервисами;
стало больше совместной работы — не над документом, а над проектом в целом.
И самое важное: Coverse перестал быть набором отдельных документов и стал полноценным рабочим пространством.
Что будет дальше
Папки — это стартовая точка. Это фундамент, на котором мы уже создаем:
статусы папок, документов и таблиц;
умные шаблоны проектов;
автоматические действия (создание набора документов по роли или типу проекта);
расширенные публикации для компаний, работающих с клиентами.
👉 Зарегистрироваться и попробовать Coverse
Читайте также:
Как пользоваться Coverse: пошаговое руководство для новичков
Как назначать задачи прямо в документе и таблице: пошаговый гайд
Coverse для малого бизнеса: онлайн-документы и таблицы для команд
Функции и возможности Coverse: всё для онлайн-документов и совместной работы
Кейс: как юридическая команда перешла на Coverse и перестала терять документы, время и клиентов